Learnup

  • Full Screen
  • Wide Screen
  • Narrow Screen
  • Augmenter la taille
  • Taille par défaut
  • Diminuer la taille

Le publipostage avec Word 2007

Envoyer Imprimer PDF

alt

 

 

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à utiliser les fonctions de publipostage dans Word 2007.

Le publipostage permet d'imprimer, ou d'envoyer par mail un document type mais personnalisé à des milliers de personnes en quelques secondes.

Nous verrons 2 méthodes différentes de publipostage : à partir d'un fichier Excel, à partir de vos contacts Outlook

Comme vous allez le constater, il s'agit d'une fonction à la fois puissante et simple.

 

 

Les contacts, sur Excel

Pour réaliser un publipostage, il vous faut un listing des personnes à qui vous souhaitez envoyer le document.

Ce listing peut-être issu d'une base de donnée Access ou d'un tableur Excel.

Pour ce tutoriel, je vais utiliser un tableur Excel, mais la procédure est quasiment identique avec des données issues d'une table Access.

 

Commencez par créer votre tableur Excel et enregistrez vos contacts.

altJe vous conseille de donner un titre à vos colonnes, ce sera plus simple de vous y retrouver par la suite.

Mon classeur est très simple : il dispose de 4 colonnes :

  • Colonne A : NOM
  • Colonne B : PRENOM
  • Colonne C : ADRESSE
  • Colonne D : CODE POSTAL
  • Colonne E : VILLE
  • Colonne F : EMAIL

Ainsi que quelques données...

alt

 

Sauvegardez ce classeur Excel, (je nomme le mien "liste_contacts") puis, fermez-le.

 

 

Lier le document Word au fichier des contacts Excel

Démarrez Microsoft Word 2007, puis cliquez sur le menu "Publipostage"

alt

 

 

Cliquez ensuite sur le bouton"Sélection des destinataires"

alt

 

 

Puis, sélectionnez "Utiliser la liste existante" dans le menu déroulant

alt

 

 

A l'aide de l'explorateur, indiquez l'emplacement de votre fichier Excel contenant vos contacts, puis cliquez sur "Ouvrir'

alt

 

 

Sélectionnez la feuille qui contient vos données (dans mon cas, les données sont sur la feuille 1), puis cliquez sur "OK"

alt

 

 

Très bien. Nous avons maintenant lié notre fichier Excel à notre document Word.

 

 

Rédiger le courrier

Rédigez à présent le document Word que vous souhaitez imprimer ou envoyer à vos correspondants.

En introduction, je vous disais que les fonctions de publipostage permettaient de personnaliser chaque document.

En effet, si vous cliquez sur le bouton "Insérer un champ de fusion", vous constaterez qu'une liste déroulante affiche le titre des colonnes du fichier Excel

alt Vous comprenez l'importance de leur donner un titre ? Content

alt

 

Pour inclure ces données dans le document Word, il vous suffit de positionner votre curseur à l'endroit souhaité puis de cliquer sur le champ de fusion à insérer.

007

 

 

Vous pouvez cliquez sur le bouton "Aperçu des résultats" pour constater que les champs de fusion sont bien remplacés par les valeurs du fichier Excel...

alt

010

 

 

Les boutons de déplacements vous permettent de voir chacune des copies qui seront générées

alt

 

 

 

Envoyer ou imprimer

Votre document est terminé, vos champs de fusion sont intégrés, il ne nous reste plus qu'à imprimer un exemplaire pour chaque correspondant ou à l'envoyer par mail à chacun d'entre eux.

L'impression

Toujours dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur le bouton "Terminer & fusionner"

alt

 

Sélectionnez "Imprimer les documents..."

alt

 

 

Sélectionnez les enregistrements à imprimer si nécessaire, puis cliquez sur "Ok"

alt

 

 

Et voilà... Votre imprimante fera jaillir un courrier pour chaque correspondant :)

 

 

L'envoi par mail

alt L'envoi par mail ne fonctionne évidemment que si l'adresse mail de chaque correspondant est présent dans une des colonnes du fichier Excel !

Cliquez sur le bouton "Terminer & Fusionner", puis sur "Envoyer des messages électroniques"

alt

 

 

Dans le champ "A", indiquez le titre de la colonne qui contient les emails de vos correspondants

alt Vous avez vu comme c'est pratique de mettre des titres bien parlants :o)

alt

 

Dans la ligne "Objet", vous pouvez préciser le sujet de l'email qui sera envoyé, et dans format des messages, vous pouvez préciser si le mail sera envoyé en HTML (avec image), en texte brut (texte uniquement) ou en pièce jointe (le document sera un fichier attaché au mail).

Cliquez ensuite sur "OK"

 

 

C'est terminé : votre boîte d'envoi Outlook s'est remplie en quelques secondes de tous les mails à envoyer et commence à les envoyer à chacun des destinataires...

alt

 

 

... qui recevra une copie personnalisée de son document)

alt

 

 

 

Modifier la liste des destinataires

Dans Word, vous pouvez modifier la liste des destinataires chargés afin de la trier, de rechercher des doublons, de corriger un nom mal orthographié, etc...

Pour cela, cliquez sur "Modifier la liste des destinataires" dans l'onglet "Publipostage"

alt

 

 

... puis faites les modifs nécessaires...

alt

 

 

 

Publipostage à partir des contacts d'Outlook

Si les personnes à qui vous souhaitez envoyer le document se trouvent déjà enregistrés dans vos contacts Outlook, pas besoin de fichier Excel !

Dans l'onglet "Publipostage", cliquez sur "Sélection des destinataires"

alt

 

 

Puis sur "Sélectionner à partir des Contacts Outlook"

alt

 

 

Word vous indique combien de contacts sont présent dans votre répertoire. Cliquez sur "Ok"

alt

 

 

Cliquez ensuite sur "Ok"

alt

 

 

Vous remarquerez que vous disposez dans le menu "Champs de fusion" de la totalité des champs habituellement disponibles dans vos fiches contacts Outlook (les fameuses VCard)

alt

 

 

 

En conclusion

Le publipostage est rapide et simple à mettre en oeuvre. Au delà des documents imprimés ou envoyés par mail, il représente également un choix intéressant pour l'envoi de lettres d'informations (newsletters), chères à nous les Webmasters.

Le fait de pouvoir personnaliser chaque document avec des données personnelles propres à chaque correspondant permet de personnaliser le message et d'augmenter ainsi sa portée affective. C'est donc un outil marketing puissant.

Vous ne vous en passerez plus :o)

 

 

greg

orthographe_ok_bertrand

 

 


( 5 Votes )

Commentaires 

 
#5 merced 21-05-2013 23:40
comment faire si je veux que l'objet soit un champs fusionné ?
Citer
 
 
#4 gouzigouzi 18-02-2013 18:42
Salut Merci pour le tuto mais comment on fait pour changer l'addresse d'envoi merci
Citer
 
 
#3 Nicolas 11-12-2012 17:51
Bonjour,

Merci pour le tuto mais comment peut on faire un publipostage en envoyant un mail avec des destinataire en copie ?

Merci
Citer
 
 
#2 jeanmarc31 17-05-2012 18:32
Citation en provenance du commentaire précédent de Serge:
Ca ne fonctionne pas lorsqu'on choisit HTML.
Word n'envoie aucun message.

Pouvez-vous me dire pourquoi?

Mercj

Bonjour,
Pareil pour moi, ça fonctionne en mode "Texte", pas en mode "HTML"... Désolant !
Citer
 
 
#1 Serge 10-11-2011 02:36
Ca ne fonctionne pas lorsqu'on choisit HTML.
Word n'envoie aucun message.

Pouvez-vous me dire pourquoi?

Mercj
Citer
 

Ajouter un Commentaire

Word Le publipostage avec Word 2007